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L’Art de la productivité sans stress

Centralisation de votre emploi du temps, de vos courriels, synchronisation avec smartphone, tout ce dont vous avez toujours rêvé et plus encore !

 

Pour gérer efficacement ses activités, qu’elles soient d’ordre professionnelles ou privées, la méthode GTD (Get Things Done) a le vent en poupe depuis quelques années. « Pour éviter la procrastination, comment on fait ?! »

Première étape, le recensement : noter tout ce qui passe par la tête et qui pourrait requérir notre attention ultérieurement. Vient ensuite le traitement : il faut formuler le résultat concret à produire. S’il faut plusieurs étapes pour atteindre l’objectif final, on se concentre sur la première qui va déclencher le reste du processus.

S’en suit l’organisation : mise en place sans attendre des rappels pour les actions qui ne peuvent être exécutées immédiatement (à consigner dans un agenda et lui attribuer une étiquette par exemple).

Il faut passer en revue et réexaminer de manière très fréquente (de façon quotidienne à hebdomadaire) l’ensemble des taches nouvelles et en cours, attribuer les priorités et enfin agir ! On choisit à chaque fois en pleine connaissance de cause l’action effectuée, notre attention est intégralement portée sur cette action et on est tranquille sur ce qu’on ne fait pas.

Bon, ça c’est pour l’intro un peu sérieuse. Le vrai but de cet article, c’est de t’aider, Polytechnicien, à t’organiser en utilisant au mieux les outils numériques et la suite Google.


Synchronise tes courriels
Réception-Tri par libellé-Envoi

Flashback : jeudi 23 août, j’ai reçu mes identifiants , polymtl.ca et habitué à Google et Outlook/Exchange, quelle ne fut ma surprise de découvrir que l’école utilisait une antiquité : Horde 2 (sachant que la version 4 est sortie en février 2011 !). C’aurait pu être beau et ergonomique mais c’est (très) loin de l’être. Au final, on ne consulte que rarement sa boîte, on passe à côté descourriels importants, s’installent alors la désorganisation qui à terme engendre le chaos (rien que ça).

Heureusement, une porte (spatio-temporelle) dérobée existe pour faire un bon du Moyen-Age au présent. Première étape, se rendre dans ton dossier étudiant, sur le site de Poly puis entrer dans la section « Renseignements personnels ». Se trouve ici la clé de la liberté, lecteur : le courriel de redirection !

C’est alors le sourire aux lèvres et le cœur léger que tu tapes ta nouvelle adresse , gmail.com

Attention néanmoins, pense à exporter tous tes courriels actuels car ils seront perdus une fois cette opération effectuée. Et voilà…


Un lecteur sauvage apparait!

« Pull up, pull up, pull up ! J’utilise mon adresse gmail pour déjà plein de choses, tu vas mélanger les courriels de Poly avec les autres, je vais être perdu, catastrophe, abomination ! ». Pas de panique Yannick, écoute mon conseil, c’est maintenant qu’on va s’occuper de l’organisationnel. Le tri de tes différents courriels va se faire automatiquement, il suffit de demander !

Rends-toi dans les paramètres du compte puis Libellés/nouveau libellé. Appelons le [Poly], on pourra même lui donner une jolie couleur. Ensuite, toujours dans les paramètres, filtre/créer un filtre. Tu pourras alors effectuer des actions (et notamment appliquer le libellé [Poly]) pour les courriels réunissant les conditions que tu auras définies. Exemple de filtre utile dans notre cas : tous les courriels A prenom.nom, polymtl.ca et De polymtl.ca se verront appliquer le libellé [Poly].

« Ah mais c’est génial ça pour organiser tous mes courriels, je vais aussi créer le libellé facebook, tiens ! » Et voilà…


Une lectrice sauvage apparait!

« Fayaaa, fayaaa ! Je communique comment maintenant avec l’administration et les profs ? Comment j’envoie avec mon courriel , polymtl.ca ? » T’inquiète Minette, rien de plus simple, c’est notre prochain paragraphe.

Toujours dans les paramètres de ton compte sur gmail, dans la rubrique « compte », section « envoyer des courriels en tant que », ajoute ton adresse , polymtl.ca

Un conseil néanmoins, il faut décocher la case « traiter comme un alias ». Dernière chose enfin, lorsque tout ceci sera fait, songe à cocher « Répondre avec l’adresse à laquelle le message a été envoyé », sous en « réponse à un message ».

Entre ton emploi du temps
C’est l’AEP qui va (pas) être content, aujourd’hui, tu vas sauver un arbre et abandonner leur bel agenda (magnifiquement mis en forme par le directeur de notre cher Polyscope) : place au numérique !

Avec Google Agenda, tu vas pouvoir créer différents agendas (Cours, Taches, 5, 7…) et entrer en seulement quelques minutes l’ensemble de ton emploi du temps grâce notamment aux récurrences (qui vous permettront par exemple de programmer un évènement tous les lundis de 19h à 22h jusqu’au 3 décembre ou tous les premiers jeudis du mois, idéal pour ne pas rater les « beignes et cafés »). Tout se fait de manière très intuitive, pas besoin d’explication à ce niveau-là.

Cerise sur le gateau, tu vas même pouvoir importer ton calendrier depuis moodle ! Pour cela, une fois connecté sur moodle, dans la fenêtre de ton
calendrier, clique sur « exporter le calendrier », tout en bas de la page. Copie ensuite l’ « url pour abonnement au calendrier ». De retour sur google agenda, clique sur la petite flèche à droite de « Autres agendas », tout à gauche de la fenêtre. Sélectionne alors « Ajouter par url » et colle l’url précédement copiée.

 


Sur mon téléphone

Il suffit de se promener dans les couloirs pour se rendre compte que bon nombre d’étudiants sont équipés de téléphones intelligents. Pourquoi ne pas en profiter pour le lien à ton compte google et tout controler depuis ton cellulaire ? « Comment qu’on fait ça ? »

Si tu aimes les pommes, voici la démarche pour synchroniser ton iPhone :

Courriel uniquement : réglages/mail, contacts, calendriers/ajouter un compte, il suffit de choisir Gmail, tout est préconfiguré.

Courriel, contacts et Calendrier : là, c’est un poil plus délicat.

Réglages/mail, contacts, calendriers/ajouter un compte/Microsoft Exchange (je conçois, c’est tout sauf logique). Remplis ensuite les champs comme suit :

Adresse : ton adresse courriel

Domaine : laisser vide

Nom d’utilisateur : ton adresse complète à nouveau

Mot de passe : ben… ton mot de passe ! (« Jure-le ! »)

Appuie sur suivant, un champ « serveur » apparait. Entre m.google.com, appuie de nouveau sur suivant (avecl’annulaire gauche, c’est très important !). C’est fini ! Heureux ? Moi oui !

Si tu es sur Blackberry (il faut bien soutenir les entreprises canadiennes), c’est exactement pareil.

Si tu préfères les desserts sucrés d’Android (et c’est tout à ton honneur), il n’y a quasiment rien à faire. Dans paramètres/comptes et synchronisation, tu entres tes identifiants et pis c’est tout !




*Les auteurs ont l’entière responsabilité de leurs articles et n’engagent d’aucune façon l’équipe du Polyscope ou de l’AEP, sauf lorsque la signature en fait mention. Nous laissons au lecteur la jugeote de déceler le sarcasme saupoudré sur nos pages.

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