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Entretien avec la Promo 138

Lors du dernier numéro du Polyscope, j’ai écrit un article sur la Promo 138. Armé de ma calculatrice j’ai extrapolé des données. Par exemple, chaque limousine est utilisé trois fois, ce qui ne fait donc pas 17 limousines mais 17 x 3 tours. La promo est venue me rencontrer pour corriger les lacunes de mon article précédent. Voici notre entretien questions-réponses.

Polyscope: Pourquoi n’y a t-il pas plus de limousines de disponibles?

Promo 138: Le nombre de limousines est proportionnel au nombre d’étudiants qui participent évidemment à l’événement. Cette capacité est déterminée par plusieurs facteurs. Le premier étant la capacité restreinte de la Rotonde qui permet seulement un nombre total d’environ 250 étudiants sur deux étages. Ainsi, pour que le premier lieu de rencontre des participants soit un rassemblement en début de soirée, nous offrons «le Lounge» de Polytechnique avec un roulement constant et optimal. Nous sommes déjà très chanceux que la location de la Rotonde nous est gratuite, donc si nous déplacions le bar de Polytechnique, nous serions perdants avec les dépenses en location. Par la suite, évidemment que la capacité des bars n’est pas infinie. Nous devons faire des compromis et beaucoup de négociation avec des établissements pour nous assurer de respecter leur capacité tout en offrant la plus belle soirée aux finissants. De notre côté, connaissant très bien le caractère des étudiants dans une soirée arrosée, nous tenons à nous assurer que la soirée se déroulera bien et tout en contrôle, ce qui implique malheureusement une capacité limitée. Il ne faut surtout pas oublier la logistique derrière les déplacements continus de 17 limousines dans les rues de Montréal. Il y beaucoup de facteurs tels que les distances qui sont différentes chaque année, les délais et imprévus qui sont incontournables et qui sont hors de notre contrôle. Nous nous perfectionnons chaque année et nous offrons le meilleur de nous-mêmes pendant plusieurs mois pour préparer cet événement.

Polyscope: Comment expliquer que les billets soient partis en moins de deux heures?

Promo 138: La période de vente a duré exactement 2h27. Ceci est dû au fait que les finissants de cette année se sont incroyablement bien organisés. Le processus de paiement est nettement amélioré par rapport aux dernières années, ce qui aide aussi au processus de simplicité à s’y inscrire.

Polyscope : Existe-t-il d’autres moyens de vérifications pour confirmer qu’une limousine a bien 4 finissants sur 8 au final?

Promo 138: Pour valider une limousine, il est nécessaire que 4 participants sur 8 aient le statut de finissant pour leur compte de la Promo. Ce statut est déterminé en fonction de la liste fournie par le Registrariat qui est synchronisé avec notre base de données. Pour permettre aux finissants de confirmer la validation de leur limousine, chacun avait une fenêtre d’information dans la page d’inscription à l’activité confirmant la validation, ou indiquant les requis manquants.

Polyscope: Pourquoi ne pas faire une TGD exclusivement réservée aux finissants?

Promo 138: Tout d’abord, l’activité est réservée à 50% pour les finissants de la Promo 138 afin de leur permettre d’inviter une personne extérieure à participer à l’activité. Ce phénomène est récurrent avec les années et les chiffres de cette année nous prouvent encore que la participation des finissants est plus élevée ; 70% des participants étaient finissants. Il y a plus de 1100 finissants cette année, nous ne pouvons malheureusement en aucun cas organiser un évènement regroupant tous ces étudiants.

Polyscope: Est-ce que la Promo utilise toujours la même compagnie de limousine année après année ou est-ce qu’un appel d’offres est lancé?

Promo 138: Depuis quelques années, c’est la même compagnie qui offre le service des limousines, mais un appel d’offres est lancé au courant de l’été pour s’assurer que les finissants aient le meilleur service et au meilleur prix.

Polyscope: Est-ce la même chose pour les bars?

Promo 138 : En fonction du budget qui est déterminé avec les inscriptions, nous négocions les bars et le prix des consommations. Le choix des bars est déterminé par les directeurs de la Tournée des Grands Ducs. Ils s’assurent de créer une ambiance qui se transmet entre les endroits visités. De plus, nous cherchons à diversifier les lieux chaque année pour permettre de nouvelles découvertes aux finissants et très souvent, ils offriront de meilleurs prix.

Polyscope: Pourquoi ne pas faire une TGD pendant la session d’hiver?

Promo 138: Une activité comme la TGD nécessite beaucoup de planification et d’organisation pour l’équipe de la Promo et que notre temps n’est pas illimité. De plus, une soirée de ce genre serait selon nous, plus compliquée à organiser en hiver.

Polyscope: Comment expliquer que dans d’autres universités le bal des finissants est quasiment gratuit?

Promo 138: Chaque université à une approche différente concernant son Bal des finissants. Par exemple, à l’UQAM, les étudiants essaient de collecter de l’argent toute l’année en vendant du chocolat ou d’autres produits pour réduire le prix de leur Bal. Si on regarde du côté des HEC, leur bal coûte beaucoup plus cher, mais c’est leur seul évènement de l’année.

Polyscope: Si on peut en parler, est-ce que la marge de bénéfice de la TGD est importante?

Promo 138: La TGD n’est pas une activité qui a pour but de faire du profit, même qu’elle est souvent déficitaire. Dans le cas où un évènement organisé par la Promo génère des profits, ceux-ci sont directement redistribués pour l’organisation du Bal des finissants afin que ceux qui y participent vivent une expérience encore plus extraordinaire.




*Les auteurs ont l’entière responsabilité de leurs articles et n’engagent d’aucune façon l’équipe du Polyscope ou de l’AEP, sauf lorsque la signature en fait mention. Nous laissons au lecteur la jugeote de déceler le sarcasme saupoudré sur nos pages.

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